Der Ethikkodex

Präambel

Die DekaBank ist Anstalt des öffentlichen Rechts und Teil der Sparkassen-Finanzgruppe. Wir sind den Prinzipien Subsidiarität und Gemeinwohlorientierung verpflichtet.

Die Sparkassen als hundertprozentige Eigentümer des DekaBank-Konzerns stehen im Zentrum unseres Geschäftsmodells.

Kunden, Eigentümer, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können vom DekaBank-Konzern qualitativ hochwertige Bankdienstleistungen erwarten, die nicht nur gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen, sondern auch ethischen und gesellschaftlichen Ansprüchen genügen.

Das Zielbild, das unseren Anspruch „Erste Wahl für Kunden, erste Wahl im Markt“ in allen Einheiten verankert, bildet gemeinsam mit der schriftlich fixierten Ordnung des DekaBank-Konzerns das Fundament, auf dem der jetzt modifizierte Ethikkodex (Kodex) aufsetzt. Er hat Gültigkeit für den gesamten DekaBank-Konzern.

Der Kodex stellt den verbindlichen Orientierungsrahmen für das Handeln der Mitarbeiter und Dritter, die im Namen des DekaBank-Konzerns agieren, dar. Er ist Grundlage für eine rechtskonforme, offene, transparente und mehrwertorientierte Unternehmenskultur des DekaBank-Konzerns.

Wir erwarten von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des DekaBank-Konzerns, dass sie sich – ebenso wie wir – nach Wortlaut und Sinn des Kodexes richten und dabei das eigene Urteilsvermögen einsetzen.

Der Ethikkodex ersetzt weder Dienstanweisungen noch Rahmenrichtlinien. Er bringt grundlegend auf den Punkt, was uns als „One Deka“ –
als ein Konzern – auszeichnet.

Der Vorstand

Frankfurt, 1. Dezember 2011

Inhalt

  • Neben unseren internen Anweisungen und Richtlinien beachten wir auch alle in unserem Arbeitsumfeld einschlägigen Gesetze, Rechtsnormen und Vorschriften derjenigen Länder, in denen wir tätig sind. Sofern diese über unseren Kodex hinausgehen, erfüllen wir die erweiterten Anforderungen.

  • Wir wenden beim Umgang mit intellektuellem Eigentum, wirtschaftlich sensiblen oder vertraulichen Informationen stets professionelle Standards an, um die Interessen des DekaBank-Konzerns und seiner Kunden zu schützen und die regulatorischen sowie rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

  • Wir verpflichten uns, verständliche Informationen bereitzustellen. Dies geschieht im Rahmen unserer Offenlegungspflichten auf Basis der geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen für unsere Kunden, Gremien, Mitarbeiter, Vertriebspartner, Aufsichtsbehörden und die interessierte Öffentlichkeit.

  • Korruption und Bestechung verurteilen wir scharf. Das Anbieten, Versprechen oder Gewähren von Vorteilen insbesondere an Amtsträger, das bereits als eine versuchte Beeinflussung dienstlicher Entscheidungen ausgelegt werden könnte, ist streng untersagt.

  • Für Geschenke und Zuwendungen von und an Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftspartner gilt im Rahmen marktüblicher Geschäftspraktiken die restriktiv formulierte Geschenke-Richtlinie.

  • Wir erlangen Wettbewerbsinformationen auf legale und ethisch einwandfreie Art und verhalten uns auch so gegenüber unseren Wettbewerbern.

  • Wir sind verpflichtet, im Interesse der Kunden zu handeln, deren Vermögen wir verwalten. Wir vermeiden daher Konflikte mit den Interessen der Kunden. Wir etablieren hierzu wirksame organisatorische und administrative Vorkehrungen zur Aufdeckung und Steuerung solcher Konflikte.

Ein besonderes Augenmerk legen wir dabei auf:

  • die Ausübung einer Nebentätigkeit,

  • die Wahrnehmung einer öffentlich wahrnehmbaren Funktion außerhalb des DekaBank-Konzerns,

  • die Beteiligung an der Geschäftstätigkeit anderer Unternehmen,

  • die Vermittlung eines Geschäfts allein aufgrund persönlicher Beziehungen,

  • die Beeinflussung von Geschäftsbeziehungen durch die Annahme oder Gewährung jedweder Zuwendung (z.B. Geldgeschenke, Gefälligkeiten),

  • die Nutzung sensibler, Compliance-relevanter Informationen des DekaBank-Konzerns für Mitarbeitergeschäfte.

  • Mögliche Interessenskonflikte beurteilen und ermessen wir im Sinne dieses Kodexes unter Wahrung unserer Integrität und wenden uns in einer solchen Angelegenheit umgehend an unsere Linienvorgesetzten oder Compliance.

  • Vorstand, Führungskräfte und Mitarbeiter gehen fair und respektvoll miteinander um. Dabei nehmen sie ihre jeweilige berufliche Verantwortung mit der größtmöglichen Professionalität und Integrität wahr.

  • Als der zentrale Asset Manager der Sparkassen-Finanzgruppe verpflichten wir uns, so wie alle Mitglieder dieses Verbundes, der Gemeinwohlorientierung, der kommunalen Bindung, der dezentralen Unternehmerverantwortung und der Zusammenarbeit im Verbund mit den anderen Einrichtungen der Sparkassen-Finanzgruppe.

  • Fairness zeichnet uns im Umgang untereinander und in der Arbeit mit unseren Kunden, Vertriebspartnern, der interessierten Öffentlichkeit und externen Dienstleistern aus.

  • Beschwerden jedweder Art nehmen wir ernst und sehen sie als Chance, künftig noch bessere Leistungen zu erbringen.

  • Bei der Lösung von Interessenkonflikten im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten bilden dieser Kodex und das Zielbild die Orientierungsgrundlage. Sofern unsere internen Richtlinien hier konkrete Verfahrensweisen vorgeben, sind sie verbindlich anzuwenden. Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten und externen Dienstleistern sowie Entscheidungen über eine Auftragsvergabe richten sich nach objektiven, wirtschaftlichen und sachlichen Kriterien.

  • Mit den uns anvertrauten Wirtschaftsgütern unserer Kunden aber auch des DekaBank-Konzerns gehen wir verantwortungsvoll um und schützen diese vor missbräuchlichen Zugriffen.

  • Wir erwarten von jedem Mitarbeiter sowie von Auftragnehmern, dass sie jederzeit die Reputation des DekaBank-Konzerns schützen, Informationen stets vertraulich behandeln und nur zu den jeweils vorgesehenen geschäftlichen Zwecken verwenden. Das Bankgeheimnis wird strikt gewahrt.

  • Wir schützen unsere Informationen durch geeignete Maßnahmen vor Missbrauch, Verlust, Beschädigung oder Benutzung durch Unbefugte. Der Datenschutz hat für uns höchste Priorität.

  • Sämtliche Informationen, die uns unsere Kunden, Vertriebspartner oder Dritte anvertrauen, behandeln wir mit der gebotenen Vertraulichkeit. Daten werden nur mit deren Autorisierung offengelegt oder wenn dies zur Einhaltung geltender Rechtsvorschriften notwendig ist.

  • Mit kurssensiblen Informationen gehen wir korrekt um und geben diese nur an Personen weiter, die unter die „Need to know“-Regelung fallen bzw. zum Empfang berechtigt sind. Derartige Informationen dürfen nicht dazu genutzt werden, einen ungerechtfertigten Vorteil zu erzielen oder Dritten dadurch einen Nutzen zu verschaffen.

  • Im Rahmen unseres Ombudsmann-Systems können Hinweise und Verdachtsfälle, insbesondere hinsichtlich betrügerischer Handlungen, gemeldet werden. Diesen wird vom externen Ombudsmann nachgegangen, der den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit seiner langjährigen Erfahrung als Ansprechpartner zur Verfügung steht - wenn notwendig, schalten wir die Strafverfolgungsbehörden ein.

  • Nebentätigkeiten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern werden gestattet, soweit sie Interessen des DekaBank-Konzerns nicht beeinträchtigen. Sie bedürfen einer schriftlichen Genehmigung.

  • Mandatsübernahmen im Auftrag des DekaBank-Konzerns sind zulässig. Honorare im Rahmen dieser Funktionen sind grundsätzlich an den DekaBank-Konzern abzuführen. Andere Mandate sind anzuzeigen und in jedem Einzelfall genehmigungspflichtig.

  • Wir handeln lösungsorientiert auch über die Grenzen der Einheiten hinweg und akzeptieren Hierarchien dabei als Ordnungsrahmen. Konstruktive Kritik verstehen wir als wertvollen Beitrag zur ständigen Optimierung unserer Prozesse und überprüfen regelmäßig selbstkritisch unsere Routinen.

  • Als Vorgesetzte fordern wir von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern offenes Denken und Veränderungsbereitschaft; wir fördern sie durch aktives Feedback und honorieren Offenheit.

  • Wir streben stets an, optimale Lösungen zu finden und gehen dabei innovative Wege. Aus Fehlern lernen wir. Probleme bearbeiten wir direkt am Entstehungsort und lösen sie mit Effizienz und Augenmaß in einer Atmosphäre des Vertrauens.

  • Das Ideenpotenzial unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen wir als echten Gewinn, den wir im Rahmen unseres Ideenmanagements honorieren.

  • Wir bekennen uns zu einer nachhaltigen Geschäftsausrichtung – im ökonomischen, ökologischen und gesellschaftlichen Sinne. Negative Auswirkungen unseres Geschäftsbetriebes auf die Umwelt werden von uns minimiert und, wo möglich, eliminiert.

  • Wir praktizieren eine familienbewusste und lebenszyklusorientierte Personalpolitik, die unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben erleichtert.

  • Wir berücksichtigen in all unseren Geschäftsaktivitäten definierte Nachhaltigkeitskriterien und entwickeln diese im Dialog mit unseren Stakeholdern laufend weiter. Wir entwickeln zudem nachhaltige Bankprodukte, die besonders engen sozialen und/oder ökologischen Anforderungen entsprechen.

  • Durch unser Gesellschaftliches Engagement schaffen wir sozialen Mehrwert; gleichzeitig fordern und fördern wir das soziale Engagement unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

  • Vielfalt definieren wir als Chance. Wir sind überzeugt, dass unterschiedliche kulturelle, religiöse und soziale Hintergründe, Überzeugungen und Fähigkeiten die interne Zusammenarbeit, aber auch die Erfüllung der heterogenen Kundenbedürfnisse bereichern. Dazu gewinnen wir ein breites Spektrum qualifizierter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bemühen uns – unter Berücksichtigung des demografischen Wandels – diese langfristig an den DekaBank-Konzern zu binden.

  • Wir schaffen Rahmenbedingungen, die Diskriminierung, sexuelle Belästigung oder Mobbing möglichst erst gar nicht aufkommen lassen. Auch andere diskriminierende Umgangsformen im Sinne gesetzlicher Regelungen sowie drohendes, feindseliges oder ausfälliges Verhalten ahnden wir sofort.

  • Wir orientieren uns an einer allgemeinen Gleichbehandlung, ohne Unterscheidung oder Benachteiligung aufgrund von Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, Nationalität, Alter, Weltanschauung, Religion, Behinderung, Familienstand, Schwangerschaft, sexueller Orientierung sowie Identität oder jeglichen anderen Eigenschaften, die durch lokale Gesetze geschützt sind.

  • Eine gesunde Arbeitsumgebung erachten wir für erfolgskritisch. Daher unterstützen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch ein aktives, ganzheitliches Gesundheitsmanagement und bieten externe Unterstützung in schwierigen beruflichen oder privaten Lebenssituationen durch Hilfe zur Selbsthilfe.

  • Wir kommunizieren glaubwürdig, transparent und verständlich mit Kunden, aktuellen und künftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Analysten, Verbund- und Kooperationspartnern, Politik, Verbänden, Medienvertretern und der allgemeinen Öffentlichkeit.

  • Kommunikatoren vertreten dabei zu allen Themen gegenüber externen Dritten ausschließlich die Hausmeinung des DekaBank-Konzerns.

  • Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter äußern sich zu Belangen des DekaBank-Konzerns nicht in den Medien oder gegenüber Medienvertretern, sondern verweisen stets auf die hierfür autorisierten Personen. Dies geschieht, um die Verlässlichkeit der Informationen sicherzustellen, die an die Öffentlichkeit gegeben werden.

  • Die kommunikativen Kompetenzbereiche, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen sind klar definiert. Prozesse und Strukturen sind transparent und konzernübergreifend für alle Kommunikatoren verbindlich vorgegeben.

  • Mit unserer Internen Kommunikation fördern wir die konstruktive Zusammenarbeit unserer Einheiten und unterstützen so in besonderer Weise „One Deka“ – den aus unserem integrierten Geschäftsmodell abgeleiteten Anspruch eines einheitenübergreifenden Denkens und Handelns.

Das Einhalten des Kodexes wird durch mehrere Organisationseinheiten überwacht. Compliance nimmt dabei, aufgrund der bereits gesetzlich und aufsichtsrechtlich definierten Überwachungshandlungen, eine besondere Rolle ein. Bei Verstößen gegen den Kodex handeln wir im Einzelfall ebenso angemessen wie konsequent.

Wir beschränken uns nicht auf die reine Verlautbarung des Kodexes, sondern handeln konsequent, wenn Verstöße gegen diese Bestimmungen festgestellt werden. Einen entsprechenden Verdacht melden wir an unsere Vorgesetzten oder an Vertreter des Managements oder einen weiteren Ansprechpartner. Dies kann auch anonym gegenüber unserem Ombudsmann erfolgen. Mitarbeiter, die in gutem Glauben einen mutmaßlichen Verstoß durch andere melden, haben keine Sanktionen zu befürchten. Verstöße gegen diesen Kodex können zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen bis hin zur Beendigung des Vertragsverhältnisses führen. Auch können Verstöße zu zivil- und strafrechtlichen Verfahren führen.

Der Ethikkodex tritt zum 1. Dezember 2011 in Kraft.